Cómo calcular horas trabajadas: la fórmula básica
La calculadora aplica siempre esta fórmula:
Fórmula
Horas trabajadas = Hora salida − Hora entrada − Pausa no retribuida
Marco legal en España
Desde 2025, el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores fija la jornada ordinaria máxima en 37,5 horas semanales en cómputo anual (bajando de las 40h anteriores). El Real Decreto-ley 8/2019 obliga además a registrar diariamente la jornada de todos los trabajadores. Cualquier hora que supere la jornada pactada en contrato o convenio tiene la consideración de hora extraordinaria.
Ejemplo 1 — Con pausa
18:00 − 9:00 − 60 min
8h 00m
Ejemplo 2 — Intensiva
14:45 − 8:30
6h 15m
Ejemplo 3 — Nocturno
(24−22) + (6−0)
8h 00m
El turno nocturno cruza la medianoche: la calculadora lo detecta automáticamente.
Tabla de conversión: minutos a horas decimales
Los sistemas de nóminas usan horas decimales. Esta es la conversión rápida:
| Minutos | Horas decimales | Ejemplo |
|---|---|---|
| 15 min | 0,25 h | 8h 15m = 8,25 h |
| 20 min | 0,33 h | 8h 20m = 8,33 h |
| 30 min | 0,50 h | 8h 30m = 8,50 h |
| 45 min | 0,75 h | 8h 45m = 8,75 h |
| 60 min | 1,00 h | 9h 00m = 9,00 h |
| 90 min | 1,50 h | 9h 30m = 9,50 h |
Cuándo se generan horas extras
Las horas extras empiezan cuando superas la jornada pactada en tu contrato o convenio, no necesariamente las 8 horas diarias. Si tu empresa todavía no registra las jornadas, conviene revisar la guía sobre el registro de jornada laboral obligatorio:
| Situación | ¿Genera horas extras? |
|---|---|
| Contrato 40h/sem, trabajas 42h | Sí: 2 horas extras |
| Contrato 35h/sem (convenio), trabajas 38h | Sí: 3 horas extras |
| Contrato 37,5h/sem, trabajas 37,5h | No |
| Contrato 20h parcial, trabajas 22h | Son horas complementarias |
En España, la ley fija tres reglas clave para las horas extraordinarias (art. 35 ET):
- Límite anual: máximo 80 horas extraordinarias al año por trabajador (salvo que el convenio colectivo establezca un límite inferior).
- Retribución mínima: cada hora extra debe abonarse con al menos el mismo valor que la hora ordinaria; el convenio puede mejorar esta cuantía.
- Compensación por descanso: en lugar de pago económico, las horas pueden compensarse con tiempo de descanso equivalente dentro de los cuatro meses siguientes, si así lo acuerdan empresa y trabajador.
El máximo legal de horas extras es 80 al año. La pestaña "Semana laboral" de la calculadora te avisa automáticamente cuando te acercas a ese límite.
Por qué registrar las horas trabajadas es obligatorio en España
Calcular las horas trabajadas no es solo un ejercicio matemático: desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y estableció el registro de jornada como obligación para todas las empresas, sin excepción de tamaño, sector ni tipo de contrato. La norma exige tres cosas concretas:
- Registrar diariamente la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada trabajador.
- Conservar los registros durante cuatro años, accesibles en cualquier momento.
- Ponerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo cuando lo soliciten.
El sistema debe ser fiable y no manipulable a posteriori: por eso un Excel editable rara vez convence a la Inspección. Las multas por incumplimiento van de 751 € a 7.500 € por acta y pueden agravarse cuando afectan a varios trabajadores o cuando hay reincidencia. Si quieres ver todos los detalles —qué datos son obligatorios, cómo aplica al teletrabajo, qué pasa con la alta dirección y cómo demostrar la fiabilidad del sistema—, consulta nuestra guía del registro de jornada laboral obligatorio en 2026.
Cómo calcular el coste de una hora para la empresa
Más allá del salario bruto, el coste real incluye la cotización empresarial a la Seguridad Social (~30%):
Fórmula
Coste hora = (Salario bruto anual × 1,30) ÷ Horas anuales trabajadas
Ejemplo con 28.000 € brutos y 1.760 horas anuales:
(28.000 × 1,30) ÷ 1.760 = 36.400 ÷ 1.760 = 20,68 €/hora real
Para registrar las horas trabajadas de todo tu equipo sin hacer cálculos manuales, un sistema de control horario laboral genera estos informes automáticamente y permite exportarlos en PDF o Excel cuando haga falta.
Cómo registrar las horas trabajadas de todo un equipo
Cuando trabajas solo, una hoja con la entrada y la salida basta. Cuando tienes 5, 20 o 200 empleados, el problema cambia: necesitas un sistema que cada trabajador pueda usar desde donde esté (oficina, fábrica, almacén o casa) sin que cueste explicarlo. En España, los métodos de fichaje más usados son:
| Método | Para qué empresa | Ventaja principal |
|---|---|---|
| App móvil | Oficinas, teletrabajo, comerciales | Sin hardware, ficha desde el smartphone |
| Tarjeta RFID | Fábricas, almacenes | Rápido, no requiere smartphone |
| Código QR | Hostelería, comercio | Coste muy bajo, sin instalación |
| Biometría | Seguridad alta | Imposible de suplantar |
| PIN o código | Pequeños negocios | Mínima inversión inicial |
Cada método tiene su contexto idóneo y su impacto en la nómina. Si quieres elegir el adecuado para tu empresa, en la guía completa del control horario de empleados comparamos los cinco con coste, ventajas, errores típicos a evitar y los requisitos legales que el sistema debe cumplir para que la Inspección lo acepte como válido.
Más sobre control horario y registro de jornada
Calcular las horas trabajadas manualmente está bien para casos puntuales, pero las empresas necesitan un sistema de control horario laboral que registre la jornada de todos los empleados de forma automática. Desde 2019 es obligatorio por ley: el registro de jornada laboral debe guardarse durante cuatro años y estar disponible ante una inspección de trabajo.
Si todavía gestionas el control con Excel o papel, un control horario digital evita errores aritméticos y permite generar informes para inspecciones en segundos.
En nuestra comparativa de software de control horario analizamos las principales alternativas del mercado español. En la guía fichaje digital vs papel explicamos por qué los sistemas en papel ya no son válidos. Para una visión completa, consulta la guía del control horario de empleados.
Otros recursos útiles para profundizar: aprende a calcular las horas trabajadas con ejemplos paso a paso; consulta qué dice la ley sobre las horas extraordinarias, su límite y precio; revisa cómo afecta la reducción de jornada a 37,5 horas semanales implantada en 2025; si gestionas equipos a tiempo parcial, lee la guía de jornada parcial y horas complementarias; y para entender el marco legal completo, el artículo sobre el registro de jornada laboral obligatorio.
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